Gmailで仕事の管理！アーカイブとラベルとフィルタでスッキリ整理整頓をしよう！

投稿日: 2016.10.01

業務カイゼン

皆さん、メールソフトは何をお使いでしょうか？
今回はGmailを使ったメールの整理、および仕事の管理について、Gmailの使い方を交えてご紹介いたします。
大事なメールが受信トレイに埋もれてしまわないように、整理整頓していきましょう。

Gmailメールで仕事を管理するコツ

メールは出来るだけすぐに読む

後から読もうと未読のメールがどんどん溜まっていき、ついには催促のメールが届く、そんな事態は防ぎたいですよね。

とにかく届いたメールはすぐに開封して読むようにしましょう。

読んだメールをパッと仕分ける

読んだメールはその場で以下のルールをもとに仕分けます。図1

返信が必要なメール（現在進行中の仕事）
もう読まないメール
メモとして後から読み返すメール

「返信が必要なメール」そのままでOKです。
「もう読まないメール」は アーカイブしましょう。
そして「メモとして後から読み返すメール」は ラベルを付けたのちにアーカイブします。

このように仕分けることで「受信トレイ」には「返信が必要なメール」つまり、現在進行中の仕事のメールのみが残ることになり、メール画面がTODOリストに早変わりします。
現在の仕事が目に見える形となるため、精神的にも楽になります。

上記を実現するための具体的なGmail操作方法について、次に説明いたします。

メールをアーカイブする

「受信トレイには表示させたくないが、削除もしたくない」そんなメールはどんどんアーカイブしましょう。
アーカイブしたメールは削除されるわけではないので、後ほど検索することも可能です。
ちなみにアーカイブ（archive）は「書庫（書類を保存する場所）」という意味になります。
メールを一時的に保存する、と考えると分かりやすいですね。

まずアーカイブしたいメールを一覧画面でチェックします。するとアーカイブアイコンが表示されるので、それをクリックするだけでOKです。図2

メールの詳細画面では、はじめからアーカイブアイコンが表示されているので、それをクリックします。

ラベルを作成する

Gmailにはラベルというフォルダ分けに似た機能があります。
フォルダ分けと異なり、1つのメールに複数のラベルをつけることができます。

まず設定ボタンを押し、メニューより［設定］をクリックします。
次に［ラベル］をクリックすると、ラベルの設定画面に移動します。
設定画面の一番下の［新しいラベルを作成］をクリックすると、新しいラベルの作成画面が表示されるため、ラベル名を入力後［作成］ボタンをクリックします。
サイドメニューに新しいラベルが追加されるのを確認してください。図3

ラベルを付ける

では実際にメールにラベルを付けてみます。
まずラベルを付けたいメールを一覧画面でチェックします。ラベルアイコンが表示されるのでそれをクリックし、付けたいラベル名をチェックします。チェック後、［適用］をクリックすると、メールにラベルが付きます。
このようにしてラベルを付けたメールはアーカイブしても、サイドメニューのラベルをクリックすると直ぐに確認することができます。図4

フィルタを作成し、ラベルを自動で付ける

アーカイブとラベルを使いメールを仕分けすることで、受信トレイがスッキリしてきたことと思います。
ただアーカイブはともかく、いちいちラベルを付けるのが面倒なケースもあります。
そんな時はフィルターを設定すれば、特定のタイトルのメールや、特定の相手からのメールに自動でラベルが付くようになります。

まず設定ボタンを押し、メニューより［設定］をクリックします。
次に［フィルタとブロック中のアドレス］をクリックすると、フィルタの設定画面に移動します。設定画面の中央、［新しいフィルタを作成］をクリックすると、フィルタの設定画面が表示されます。例えばメール件名に"Google"という単語が入っているメールを対象にする場合は、［件名］にその文字を入力します。
条件設定後［この条件でフィルタを作成］をクリックすると、次にこの検索条件に一致する場合にどのような動作をするかを決めます。
今回は［ラベルを付ける］にチェックを入れ、任意のラベルを選択します。
今まで受信したメールにもフィルタを適用する場合には［○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。］にチェックを入れた後に、［フィルタを作成］をクリックします。図5